週1の全社会議をもっといい場に! 試行錯誤の歴史を振り返ってみた
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週1の全社会議をもっといい場に! 試行錯誤の歴史を振り返ってみた

note株式会社

ほぼ全社員がリモート勤務になって、はや1年半。なかなか顔を合わせる機会がないなかで、いかに社員の結束を高めるか、カルチャー浸透を図っていくか。

ご多分にもれず、note社もその課題とつねに戦っています。よね?社員のみなさん。

社内ではいろんな施策が行われています。このオープン社内報では、わたしが運営にかかわっている「全体会(週に1度、noteの全社員が一同に会する場)」の試行錯誤の歴史をご紹介します。

昔からいる社員のみんなは「そういや、そうだったわ」と振り返っていただき、最近入社したみんなは「へぇぇぇぇ」とあのボタンを押していただければ幸いです。


オープン社内報とは?

一般的には社員しか見ることのできない「社内報」をだれでも見られるように公開することで、会社の中の様子を感じとってもらう記事企画です。
本日の担当:PRチーム 森本


全体会ってなんのためにやってるの?

現在の全体会の目的、それに連動したコンテンツは、以下の通り。

  1. 会社運営に欠かせない情報を社員が理解する

    1. 相互理解をふかめて、連携やコミュニケーションのきっかけを作る

      1. 新入社員紹介

      2. チームトピックス

      3. LT

    2. 会社が社員に提供するもの、社員が対応する必要があるものを伝える

      1. 連絡事項

  2. ミッション・ビジョン・バリューの浸透

    1. 加藤さんからのお話

    2. チームトピックス

note社は、コロナ下で社員が倍増しました。フレキシブル出社制度(基本がリモートワーク)な勤務スタイル、かつ採用選考もすべてオンライン完結なので会ったことのない同僚もたくさんいます。

つまり!会社の一体感醸成、カルチャー浸透は待ったなしの課題なんです。

全体会は週に一度、全社員が顔を合わせる会。この貴重な1時間をどう使うか?が会社の未来をつくっていきます。

note社、全体会の歴史

わたしが入社した2019年4月。当時はオフィススペースの隣にイベントホールがあったため、時間になるとみんながゾロゾロと集合。フルリモート勤務のメンバーもいたので、オンラインでもつなぐものの、基本は現地参加が前提で会は進行されていました。

各チームから今週の動向(取り組んだことの共有や新しく始まったお題やイベントの告知など)を共有していきます。マイクを回していくのが恒例行事でした。

アジェンダのGoogle Docsも共有されているので、みんなパソコン見ながらカチャカチャ。それぞれのトピックスにコメントつけて、オンライン上でやり取りしてるのが「IT企業っぽい!」と妙に感動したのでした。

当時は(現在イベントチームの)玉置さんが司会を担当。わたしはPRとして、会社の歴史書を編む担当!加藤さんがスピーチするタイミングになると、あとで記事へおこせるよう、いそいそと前に出てボイスレコーダーを設置しにいく係を務めていました。

※これまでの加藤さんのスピーチ内容はすべてCrowi(社内Wiki)にためています。ぜひご覧を!

いまも当時も変わらずやっているのは、加藤さんスピーチ、LT、新入社員の自己紹介、コーポレート部門からのお知らせ。

LTはみんなの芸達者、話上手っぷりに「さすがnoteの会社。みんなアウトプット慣れしてるなぁ」とこれまた感心していました。

そして、密。

その後、訪れたニューノーマルな日々。

みんなが一堂に会することはなくなり、全体会もオンライン実施へ。

じつは初期のころは、ウェビナー(登壇者だけ画面に登場するやつ)で開催していました。でも、完全にスピーカーと視聴者、みたいに分断されてしまう感があるなぁ……とモヤッたことから、現在のようなみんな画面に登場する通常のZoom形式へ変更しました。

社員数も増えてきて、報告共有だけで時間が取られるのはもったいない!そんな課題感からアジェンダも大幅に見直すことに。

どんな風に試行錯誤したのか?は、次の章へ続きます。

試行錯誤の日々

2020年5月。「全体会カイゼンPJT」に呼び出されたわたしは、プロジェクトリーダーをやってほしいと打診されました。お恥ずかしながら、プロジェクト推進なんてほとんどやったことないんですが!

と思いつつ。PRにとってインナーコミュニケーションは大事な仕事だよな!と担当することになりました。

メンバーは代表の加藤さんはじめ、いろんなチームのみなさん。

いまの全体会における課題はなにか?ディスカッションを重ねて、目的の明確化やそれぞれのコンテンツの役割、アジェンダの整理を行いました。

当時の打ち合わせメモより。つらい。

課題の詳細
1)Object:目的がよくわからなくなってきた
2)Contents:内容の粒度がまちまち、他会議と内容の重複もある
3)Result:自分ごととして聞いているひとが少ない

全体会カイゼンPJTの打ち合わせメモ

第一回目のカイゼンが行われた後の全体会は、こんな感じ。

その後も、半年に一度のペースで見直しを実施。司会者向けのマニュアルを整備して、タイムキープもちゃんとするようになりました。

社員が増えてきたために導入した「チーム紹介(交代で回して、みんなのパーソナルな情報を共有)」は好評で、みんなの偏愛や人となりが伝わる時間です。いまはチーム紹介も一巡したので、各チームのトピックス紹介にバージョンアップしました。

今年の春には全社のみんなにアンケートを行なって、目的変更やアジェンダ更新など全面的な工事もしました。

みんなの本音が出すぎてる?ここで、アンケート結果を一部ご紹介。

Q:全体会の満足度を目的別に教えてください。

全体会の満足度結果グラフ 1:会社運営に欠かせない情報を理解するは「満足している / 非常に満足している」で59%、どちらでもない33%、「全く満足していない / 満足していない」7%。 MVV浸透は「満足している / 非常に満足している」で58%、どちらでもない31%、「全く満足していない / 満足していない」11%。

Q:全体会への要望を教えてください(フリーコメント)

  • ミッション・ビジョン・バリューや今後の展望の話を増やしてほしい

  • もっと幅広いクリエイター事例や社員の活躍の様子を知りたい

  • 今後の開発予定が聞きたい

  • ビジネス観点の話も聞きたい

  • 事務連絡 / 読めばわかる情報は減らしてほしい

頂いた意見、各所のカイゼンに取り入れています。みなさん、ご協力ありがとうございました!!

現在は、みんなに基礎の考え方を身につけてほしいという思いから、CXO深津さんによる「UX講座」も全体会で開催されるようになりました。

そして、つい最近もふたたびカイゼンPJTメンバーを召集。またまた目的やアジェンダ、進行の仕方を変更しました。

より社内の相互理解を深めたり、雑談のきっかけになるような小ネタを配置したり、創作を応援するnoteだからこそ「他メンバーのクリエイティブな取り組み」を知る機会をつくるようにバージョンアップしています。

「全体会、サグラダファミリアじゃん」とおなじチームの金子さんに突っ込まれたのが個人的には気に入っています。

組織もプロダクトも成長しつづけるnoteでは「これで完成」がいつまでも訪れません。途方もない旅のようにも思えますが、つねに進化する生命体みたいなものだなーと楽しんでいます。

みんなの貴重な時間を有意義に使えるよう、今後も試行錯誤していきます。これからも、ご協力よろしくお願いします!!


今回のバリュー

おおきな視点で考えよう / Think Big
さまざまな課題に出会ったときに、短期的なことにとらわれずに、長期的な視点と顧客視点を持って、大きな視点で考えるようにします。売り上げも利益も、サービスに持続可能性をもたらす燃料にすぎません。自分自身と、家族、友人、そして社会に誇れる仕事をしよう。

すばやく試そう / Try First
新しいことに取り組む時、まず、すばやく、小さく、試すことからはじめます。大きな問題は分割し、議論が長引きそうなときには、どんどん手を動かして、動くものを前に議論します。大事なのは事業を具体的に前にすすめることです。

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