社員がほぼ出社しないオフィスで、note総務チームが見つけた「つなぐ役割」とは?
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社員がほぼ出社しないオフィスで、note総務チームが見つけた「つなぐ役割」とは?

「総務の仕事は、他社との違いがわかりにくい」と思っていませんか?

総務は会社の生産性に深く関わる仕事だからこそ、「もっとも企業色が表れるポジション」と言えるかもしれません。noteにおける「総務」も、まさに特色が強く表れているポジションの1つなのです。

そこで今回は、noteの総務チームで働く秋山梨菜さんとCFOの鹿島幸裕さんが登場します。

2020年8月に入社した秋山さん。すでに「フレキシブル出社制度」がスタートし、多くの社員がリモートワークを実施するなかで秋山さんが感じた「note総務チームとしての役割」とは何だったのか?また、急拡大するnoteの組織で、鹿島さんが考える「今後の総務チームがやりたいこと」とは?

今まで以上に「note全体の生産性に関わる部分」になりつつある

ー まず、noteの総務チームは今どのような体制で仕事をしているのかを聞きたいです。

鹿島さん:正社員は昨年入社した秋山さんのみで、ほとんどの総務業務を担っています。秋山さんの入社後、note全体で急激にメンバーが増え、従業員数は今や150名規模になっています。

noteでは新型コロナウイルスの影響もあり、在宅か出社かを社員が状況に応じて選べるフレキシブル出社制度を2020年6月から導入。その際に、総務を専任で行うメンバーの必要性が高まりました。そこで、2020年8月から秋山さんが入社。わたしはCFOとして総務チームも統括しているので、1on1で課題をキャッチアップするなど、秋山さんと一緒に総務の課題に取り組んでいます。

秋山さん:総務チームは、今年5月まではわたしだけでした。でも最近は新しく派遣で入ってくれたメンバーを含め、2人体制で総務を担当しています。1人だったころに比べてだいぶ楽になりましたが、一方でわたしが代表の加藤さんのスケジュール管理もするようになり…ふたたび「手が足りない」状態になっています。

写真:パソコンを操作しながら話す、秋山さん

秋山 梨菜(あきやま りな)
アルバイトから含めて約7年販売員として勤務。その後レンタルオフィスの受付秘書やITコンサルタントとして様々な業務を経験。2020年8月よりnote株式会社に総務として入社。総務、法務補助、経理補助など、リモートワーク下でオフィスを支える総務として多岐にわたる業務を行っている。

ー 「総務」というと、施設や備品の管理など、他の企業と共通するルーティンワークも多いです。そのなかで「ここはnote独特」と言えるものはありますか?

秋山さん:総務での基本業務に加えて、noteの場合はイベントスペースのnote placeがあり、社内のイベントチームやビル側との調整もしたりします。そのほかでは法務周りも担当していて、契約書の発送や管理、内部統制にかかわる社内ワークフローのお手伝いなどもしています。

この1年はフレキシブル出社制度になったので、オフィスへ出社しない社員が大半です。そのため、彼ら宛の荷物や書類の対応をする業務も発生しています。基本的に総務チームは出社。何かあればすぐに対応できるよう、リモートで誰とでもすぐにつながる状態にしています。

鹿島さん:ほとんどの社員が家から仕事をしているので、オフィスと各社員のリモートワーク拠点を結ぶ総務の位置づけがすごく重要になっています。総務が「社員と会社のつなぎ役」として機能していて、note全体の生産性に直結する仕事になっていますね。

写真:秋山さんと向かい合って話す、鹿島さん

鹿島 幸裕(かしま ゆきひろ)
1983年愛知県生まれ。東京大学法学部卒業、スタンフォード大学MBA。外務省、外資系戦略コンサルティング会社を経て、株式会社カカクコムの食べログ本部において新規事業の責任者や全社の経営企画部長を経験。その後全国で100以上の店舗を展開する美容室チェーンのCFO兼CAOを経て、2018年9月にnote入社。現在は取締役CFOとして、戦略・財務を中心にコーポレート系全般を統括。note / Twitter

「常にイレギュラーと向き合う」からこその醍醐味

ー 秋山さんはnoteへ入社して1年ほど経ちます。印象的だった業務はありますか?

秋山さん:noteではさまざまなイベントやキャンペーンが行われる関係上、総務としては「常にイレギュラーと向き合う」ことが発生しているので(笑)。

ー 常にイレギュラーと向き合う?

秋山さん:例えば、わたしが入社して1週間ほど経ったころ、noteフェスのサポーター企画で海外に住むクリエイターさんにnoteのグッズを発送する業務がありました。発送する国は5ヶ国あり、コロナの影響で発送にかかる日数も異なります。以前レンタルオフィスで受付業務をしていたときも海外発送は経験があったので、その時のことを思い出しながら、工程を検討しました。

さまざまな配送業者とやり取りをした結果、どの配送業者も国ごとにコロナの影響で期日までに届かない可能性があることがわかり、送付する国ごとに配送方法を変えることになりました。それでも、無事に届くのか運任せなところもあって不安だったのですが、無事にすべて前日までに届けられました。海外にお住まいのクリエイターさんにも喜んでいただけて本当にうれしかったです!

秋山さん:昨年末には読書感想文投稿コンテスト「#読書の秋2020」の関係で、100件ほど書籍を配送する業務が発生しました。当時は手書きか配送業者さんのシステムへの入力で宛名を1枚ずつ記入するしか手段がなく、いろいろな社員の協力を経てなんとか完遂できました。

今後のことを考えて、もっといい方法があるはず!と、百貨店勤務時代のことを思い出していろいろ調べてみました。そこで、配送サービスの法人用のシステムを導入すれば、Excelで作成したリストから一括して印刷できること分かったのです。その後は、コーポレートITにも協力をあおいで、システムの権限管理やマニュアルの作成、複合機の設定などを進めました。クリエイターの方々の大切な情報を安全に管理しながら、今後コンテストの規模が拡大しても対応できる仕組みをととのえることができました。

鹿島さん:まだ秋山さんが入社する前の話ですが、イレギュラーな対応といえば落語イベント「note寄席〜シブラク出張所〜」で落語家の方があがる高座をどうするかと奔走したこともありました。当初は代表の加藤さんがDIYする予定だったのですが、間に合わず(笑)。結果的に、四角い箱を積んで布を貼るなどして、社員で手作りをしました。

鹿島さん:noteではあらゆるジャンルのクリエイターが活動しています。そのクリエイターたちがファンと交流したり、さらに活躍する舞台としてイベントもたくさん開催しているんです。だから予想もできないようなイレギュラーなことがあり、そのほとんどを総務チームが支援しているわけです。

ー 総務チームの仕事自体がイベントのようです!

秋山さん:ほんとですね!noteの総務チームはルーティンワーク以外でもいろいろな業務が発生します。新しい企画やイベントが起こるたびに「さぁどうしよう?」と考えることはもちろん、それによってクリエイターたちが新しいものを生み出す瞬間に立ち会えるのは楽しいですね。

鹿島さん:そういう意味では、多様な経験を持つ人にとって相性がいいチームかもしれません。現に、秋山さんもレンタルオフィスや百貨店に勤務していたころの経験が活かされていますので。未経験から、新しい分野に挑戦したい意欲のある方も合っていると思います。

秋山さん:noteの総務チームでは「そのときはできなかった」としても、いつか実現できるように考え、進めていく力が求められるシーンも多いです。そんなときに役立つのが、過去の経験だったりします。鹿島さんが言うとおり、いろいろな業務経験を持つ方が活躍しやすい環境かもしれませんね。

社員と会社をつないだ先に、クリエイターがいる

ー お話を聞いていると、noteの総務メンバーはルーティンワークをはみ出して動くこともあります。そういった姿勢で働ける原動力はどこにあるのでしょうか?

秋山さん:何でしょう…...先ほど鹿島さんもおっしゃっていたように、わたしは総務チームを「社員と会社をつなぐ存在」にしたいと思っているんです。

例えば、最近入社した社員で沖縄に住んでいる人がいます。遠方に加えて今の状況下ではオフィスに来ることも難しいので、出社をしたことがありません。オフィスの雰囲気を伝えるため、Zoomを使ってオフィスツアーをしたことがありました。「ここが◯◯スペースです〜」と紹介しながら歩いたり、時々「スクショを撮るので止まってください」みたいに言われたり(笑)。

写真:鹿島さんと談笑する秋山さん

そうやって、いろいろな場所で働く社員と会社をつないでいきたい。そして、その先にはクリエイターたちがいるのだと常にイメージしています。

ー 社員の先にクリエイターたちがいる?

秋山さん:わたしたち総務チームは、クリエイターと直接つながっているわけではありません。でも、現場で働く社員とはつながっている。総務としては「社員のその先」を意識して仕事をしているのだとここ1年ほどで強く感じています。

鹿島さん:「つなぐ」というのはまさにそのとおりですね。noteというサービス自体がクリエイターの本拠地となることを目指していて、クリエイターは全国津々浦々に存在しています。その多様なクリエイターと読者、コンテンツをつないでいるのがプラットフォームであるnote。これを会社に当てはめると、全国に社員がいて、それぞれの場所で仕事をしている。彼らをつなぎ、会社をかたちづくるのは総務としての醍醐味だと思います。noteの世界観を体現する、新しい形の会社やオフィスをクリエイトしています。

noteには6つのバリューがあります。先ほど秋山さんが話していたとおり、総務チームでは常にイレギュラーと対峙し、新たなソリューションを探すことからバリューのひとつである「クリエイティブでいこう」を体現するチームとも言えます。ここは、総務チームが期待されている役割とnoteのバリューが重なっている部分だと思います。

note総務チームで「他企業にないキャリア」を得られる理由

ー 今の総務チームへジョインすることのメリットは?

秋山さん:総務の魅力は、あらゆる職種を横断的に体験できるところです。わたしは法務や経理周りの知識や経験はなかったのですが、noteで法務や財務経理チームと連携しながら仕事をしていくなかで、契約周りや会計の知識も得られるようになりました。未経験ながらも、まんべんなく幅広い経験を積めるのは、noteの総務チームならではかもしれません。

写真:note placeの本棚をチェックする秋山さん

鹿島さん:noteという会社は、新しいテクノロジーや働き方をどんどん取り入れています。日本全体でみると、コロナの影響やDXもあってオフィスの役割や働き方、業務オペレーションが大きく変わってきていますし、おそらくこれからもそのトレンドは進んでいきますよね。noteは、そのトレンドを先んじて取り入れている会社なので、日本の新しい形の、これからの総務という仕事を先取りして経験しているともいえます。

今後変わっていく業務を最前線で経験するポジションでもあるので、変化に強い、新しい時代の総務としてのキャリアを築けるんじゃないかと思っています。ほかの会社では体験できないことがたくさんあるので、おもしろいキャリアパスになるだけでなく、人生経験としても得難いものになるのではないでしょうか。

ー 総務チームは、今後どんなことに取り組んでいくんでしょうか?

秋山さん:もっとも着手したいのは、オペレーションの整備ですね。先日、ずっと面倒だったオフィスに入るセキュリティカードの貸し出しを、Slackのワークフローを使って簡単に申請できるようにしました。そのほか、代表の加藤さんのスケジュール管理は申請フローを作ったりするなど、小さいけれど働きやすさを向上できる仕組みは徐々に整いつつあります。

とは言え、「この手間を減らせば、社員のみなさんがもっと楽になるはずでは」と思うところはまだまだあります。しかし、日々の仕事で終わってしまうことも多くて…。頭の中にあるアイデアを抽出する時間を確保するのが難しく、なかなか手を付けられていないのです。今後は業務面だけでなく、社員が喜ぶような福利厚生やカルチャー醸成にも着手できたらいいなと思っています。

鹿島さん:noteでは、常にさまざまなプロジェクトが同時並行で進められています。いろいろなチームから人が集まってプロジェクトの打ち合わせをするとき、総務は社内環境やインフラ担当として参加しています。

現状社内の生産性に関わる重要な役割を担っていますが、今後プラスアルファとして社内のカルチャー醸成などの役割を担うために、チームの体制強化が必須。秋山さんとともに、noteで新しい形の、攻めの総務を創っていただける方と一緒にはたらきたいですね。

写真:笑顔で立ち話をする秋山さんと鹿島さん


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Text and Photo by 福岡夏樹

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note株式会社は、2011年12月8日に生まれました。
“だれもが創作をはじめ、続けられるようにする。“をミッションに、表現と創作の仕組みづくりをしています。note(ノート)では、クリエイターが各自のコンテンツを発表してファンと交流することを支援しています。cakes(ケイクス)は、cakes発のベストセラーを多数輩出しています。