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note社版!Slackの歩き方ガイド

それぞれのSlackチャンネルの位置づけが分からない。この話題は、どこに持ち込めばよいか分からない。そんな課題はありませんか?

note社の社員数が急増して、Slack迷子も増えてきた2020年6月。社内で「Slackカイゼンプロジェクト」が立ち上がって、Slackの使い方を整備しました。

この記事では、経緯を振り返りつつ「note社でのSlackの使い方」「活用ルール」をプロジェクトリーダーを務めていたPR 森本が解説します!

Slackカイゼンプロジェクトとは?

だれでも自由にSlackチャンネルを立ち上げられるnote社。プロジェクト発足当時は、みんなが思い思いのネーミングを行っていました。

そのため、このチャンネルはなんのためのものなのか?どんな話題に適した場所なのか?新しく入ったひとはもちろん、前からいるひとも混乱する状況が頻発するようになりました。

だれでも、Slackを迷いなく歩めるようにしたい。だれがチャンネルを立ち上げても、会社のルールに沿った名前をつけられるようにしたい。結果、社内コミュニケーションが活性化して、建設的な議論がすすんで、成果を最短でだせるような環境を整えたい!

そんなゴールを掲げて、はじまりました。

招集されたのは、各部署に声をかけて推薦された「整理整頓が得意そうなメンバー」たち。

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noteのアイコンを勝手に拾ってきたが、なんて自由なひとたちなんだ…!あくまでも、共通点は「整理整頓が得意そうなメンバー」であること。
※ちなみに、わたしはまったく得意ではありません。

note社版!チャンネルルール

ざっくりこんな構造になっています。

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共通ルールは、部署とトピックスを階層で区切ること。チャンネル名は基本的に英字とすること。階層の区切り文字に、 '-' (ハイフン)。'_'(アンダーバー)はできるだけ使わないこと。

第一階層は部署名やトピックス名
all(全社員)
pjt(部署横断プロジェクト ※期間が2ヶ月以上かかるもの)
tmp(部署横断プロジェクト ※期間が2ヶ月未満)
info(RSS配信やZapierのbot情報が流れる)
corp(コーポレート部門)などの部署単位
部活動、tl(プライベートな活動)

第二階層は詳細を書く
第二階層がないチャンネルは、他部署も自由に質問や意見交換をする場所。第二階層以下は、部署内のチーム名などで分けることを想定しています。

注意点は、どんなチャンネルも他部署のひとが見てもすぐわかる名前を意識すること。pjtのチャンネル名は会議体の名前と統一すること!

その他
チャンネルの説明文とトピックスには、チャンネル内容がわかることを入れる。

特に定例会議が行われるようなpjtは、以下の3つをかならず明記すること!
- 開催日(●曜日●時〜)
- ZoomURL
- アジェンダURL

※note社はオープンでフラットな組織。みんなが「つねにリーダーシップを」発揮できるように、基本的に会議はだれでも出入り自由になっています。

結果、こんな感じのチャンネルに仕上がっています。(本当はもっと無限に長いのですが、大人の事情を考慮して割愛しつつ、お見せできる範囲で)

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なにをやったの?

1. ゴール設定
2. 各チームの接点明確化と社内周知
3. 課題の洗い出しと優先順位決め
4. チャンネルの命名ルール決め
5. 既存チャンネルの全リスト洗い出し
6. 命名ルールにそって改名
7. 全社員が集まる全体会で告知
8. Crowi(社内wiki)にもルールを記載
9. 新入社員のオンボーディングにも追加
10. Slackでのコミュニケーションガイドラインも作成!

noteにとって、Slackはどんな存在?

ここは、すんなりと「業務効率化のために使うもの。社内の情報共有や案件進行がストレスなく進むようにするツール」でみんなの合意が取れました。

課題もmiroを使って洗い出したところ、チャンネル名に関するものへの悩みが圧倒的に量が多いようです。

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接頭辞はどうする?それぞれが自由度を持って命名してもらうために、最低限必要な線引きは?このルールにしたとき、弊害はないの?

各部署からメンバーが集まっていたので、持ち帰って周りのメンバーへのヒアリングもしてもらいました。ルールが確定した後は、どんどん名前を変えるのみ!

▼変更名にまよったら、当事者に相談

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▼ノリノリで変えていくわたし

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定型業務の自動化ツールを積極的に取り入れているnote社。チャンネル名を変更する前は、各チャンネルに流れ込むbotも調整が必要でした。どのチャンネルにどのbotが紐づいているのか?その見極めも大切です。

▼これはZapierと連動させている朝礼bot

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次にコミュニケーションのガイドラインを決めるフェーズでは、noteらしくバリューに沿って自律的に判断してもらおう!となりました。

メンションしてもいいのは何時まで?返信はスレに続けたほうがいいの?など細かなルールを決めるよりも、そのほうがnote社らしい。

そこで決めた内容を公開したのが、こちらの記事です。バリューの理解にもつながるので、ぜひ読んでほしいです。

おわりに

Slackはあくまでもツール。社内の情報共有や案件進行をストレスなく進める、業務効率化の助けになるものという位置づけをぶらさず、これからも上手に付き合っていきたいですね。

一度決めても、やりづらさを感じることがあれば「つねにリーダーシップを」発揮して「おおきな視点」で変えていくのが、note流。これからもいろんな社内プロジェクトを #オープン社内報 で紹介していきます!

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